KYC-lomake asiakkaan tuntemiseen

Mitä KYC-lomakkeella kerätään

• Yksityishenkilö: nimi, henkilötunnus tai syntymäaika, osoite, kansalaisuudet, ammatti ja varojen alkuperä.
• Yritys: y-tunnus, toimiala, kotipaikka, omistusrakenne, tosiasialliset edunsaajat, edustajan asema ja valtuudet.
• Toimeksiantoon liittyvä tieto: asioinnin tarkoitus, arvioitu volyymi ja varojen alkuperä.
• Riskiin liittyvä tieto: PEP-asema, asiakkaan kotipaikka ja liiketoimen muoto.

Mitä laki edellyttää kysymään

Rahanpesulaki (444/2017) velvoittaa ilmoitusvelvollisen tuntemaan asiakkaansa ennen asiakassuhteen aloittamista. Käytännössä tämä tarkoittaa, että lomakkeen on katettava henkilöllisyys, edustamisoikeus, omistus ja määräysvalta, asioinnin tarkoitus sekä varojen alkuperä.

Laki ei määrää lomakkeen ulkoasua vaan lopputuloksen: tiedot on kerättävä riskiperusteisesti, henkilöllisyys on todennettava luotettavasti ja tehdyt toimet on voitava osoittaa jälkikäteen. Siksi lomakkeen rinnalle tarvitaan aina kirjaus siitä, kuka tiedot antoi ja milloin.

KYC-lomakkeen rakenne vaiheittain

• 1. Asiakastyyppi: henkilö vai yritys – valinta ohjaa loput kysymykset.
• 2. Perustiedot ja yhteystiedot.
• 3. Yritysasiakkaalla omistusrakenne ja tosiasialliset edunsaajat.
• 4. Asioinnin tarkoitus, arvioitu laajuus ja varojen alkuperä.
• 5. PEP-asema ja muut riskiin vaikuttavat kysymykset.
• 6. Liitteet: kaupparekisteriote, valtakirja tai muu todiste.
• 7. Vahva tunnistautuminen ja vahvistus tietojen oikeellisuudesta.

Yksityishenkilö vai yritysasiakas

Henkilöasiakkaalla lomake on lyhyt: henkilöllisyys, yhteystiedot, asioinnin tarkoitus ja varojen alkuperä riittävät useimmiten tavanomaisessa toimeksiannossa.

Yritysasiakkaalla työ on suurempi, koska on selvitettävä sekä yrityksen edustaja että tosiasialliset edunsaajat. Monikerroksisessa omistusrakenteessa ketju on käytävä läpi niin pitkälle, että yli 25 prosentin omistus tai määräysvalta selviää. Saman lomakkeen kannattaa haarautua asiakastyypin mukaan, jotta henkilöasiakkaalta ei kysytä yritystietoja.

Valmis pohja tai oma rakenne

Tunnista.fi sisältää valmiit KYC-lomakepohjat: yleinen EU-pohja, tilitoimistoille ja kiinteistönvälitykseen räätälöidyt versiot. Voit käyttää pohjaa suoraan tai muokata kenttiä, lisätä omia kysymyksiä, määrittää pakollisuudet ja jakaa lomakkeen monivaiheisena tai yhtenä sivuna.

Lomakkeen voi esikatsella ennen lähettämistä, ja jokaisesta julkaistusta versiosta jää jälkikäteen todennettava kopio.

Vahvistus ja allekirjoitus

Asiakas voi täyttää lomakkeen omalla ajallaan. Hän tunnistautuu vahvasti pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella ennen lähetystä tai allekirjoitusta. Näin saat sekä tiedot että todisteen siitä, kuka ne on antanut.

Lomakevastaukseen voi liittää liitteitä, ja koko paketti voidaan allekirjoittaa sähköisesti samassa näkymässä.

Milloin tiedot on päivitettävä

Tuntemistiedot eivät ole kertaluonteinen suoritus. Ne on pidettävä ajan tasalla koko asiakassuhteen ajan ja päivitettävä, kun asiakkaan tilanne, omistusrakenne, toimeksiannon luonne tai riskitaso muuttuu.

Käytännön tapa on lähettää sama lomake uudelleen sovituin väliajoin: matalan riskin asiakkaalle harvemmin, korkean riskin asiakkaalle tiheämmin. Aineisto säilytetään pääsääntöisesti viisi vuotta asiakassuhteen päättymisestä.

Yleisimmät virheet KYC-lomakkeissa

• Lomake lähetetään Word- tai PDF-tiedostona sähköpostilla, jolloin tiedot jäävät hajalleen eikä henkilöllisyyttä todenneta.
• Tunnistautumista ei kirjata – vastauksessa on tiedot mutta ei todistetta antajasta.
• Kaikilta kysytään samat kysymykset riippumatta riskitasosta ja asiakastyypistä.
• Edunsaajat jäävät selvittämättä, kun omistusrakenne on monikerroksinen.
• Pakotelistatarkistus tehdään vain kertaluonteisesti.
• Tietojen päivitykselle ei ole mitään rutiinia.

Tunnista.fi:n KYC-lomakkeen edut

• Muistutukset lähtevät automaattisesti, jos asiakas ei täytä lomaketta.
• EU:n pakotelistatarkistus tehdään jokaiselle vastaajalle automaattisesti.
• Vastaukset ja tunnistautumiset kirjautuvat auditointilokiin.
• Aineisto on ladattavissa ja säilyy tilauksen ajan.