Tietosuojaseloste

Tunnista.fi on Internerds Oy:n palvelu ja tuotemerkki, ei erillinen oikeushenkilö. Palveluntarjoaja on Internerds Oy, Y-tunnus 3271281-1, Suomi. Tietosuoja- ja sopimusasioiden yhteysosoite on hello@internerds.fi.

Tunnista.fi:tä käyttävä asiakasorganisaatio on rekisterinpitäjä palveluun keräämilleen tuntemis-, vastaus-, tunnistautumis- ja allekirjoitustiedoille. Internerds Oy käsittelee näitä tietoja henkilötietojen käsittelijänä asiakkaan lukuun ja dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti. Tätä käsittelyä koskee erillinen tietojenkäsittelysopimus liitteineen.

Internerds Oy on erikseen rekisterinpitäjä oman asiakassuhteensa hallinnan, käyttäjätilien, laskutuksen, asiakaspalvelun, oman verkkosivustonsa markkinoinnin sekä omiin tarkoituksiinsa tehtävän tietoturvan ja väärinkäytösten torjunnan tiedoille. Tämä ei siirrä asiakkaan KYC- tai allekirjoitusaineiston rekisterinpitäjyyttä Internerds Oy:lle.

Jos täytät asiakasorganisaation lomaketta tai allekirjoitat sen asiakirjan, tarkista myös kyseisen organisaation tietosuojailmoitus. Organisaatio vastaa käsittelyn oikeusperusteesta, kerättävistä tiedoista, säilytysvelvoitteistaan ja sinulle annettavista tiedoista.

Käyttäjätilien, työtilojen, asiakasyhteyksien, käyttöönoton ja tukipyyntöjen hoitaminen perustuu oikeutettuun etuumme toimittaa ja hallinnoida yritysasiakkaille tarjottavaa palvelua. Jos rekisteröity itse on sopimuksen osapuoli, välttämätön käsittely voi perustua sopimuksen täytäntöönpanoon tai sitä edeltäviin pyydettyihin toimiin. Yritysasiakkaan työntekijän tietojen käsittely ei perustu automaattisesti hänen työnantajansa sopimukseen.

Laskutusta ja maksujen seurantaa käsitellään asiakassuhteen hoitamiseksi. Lakisääteinen kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolainsäädännön velvoitteiden perusteella. Maksukortin täydellisiä tietoja ei tallenneta Tunnista.fi:n tietokantaan; maksut hoidetaan Stripen kautta.

Palvelun suojaaminen, väärinkäytösten torjunta, virheiden selvittäminen ja oikeusvaateiden käsittely perustuvat oikeutettuun etuun. Käsittely rajataan tarkoitukseen tarpeellisiin tunniste-, käyttö- ja tapahtumatietoihin. Asiakkaan puolesta ylläpidettävä todentamis- tai auditointiaineisto kuuluu puolestaan asiakkaan ohjaamaan käsittelyyn.

Vapaaehtoinen Google Analytics -mittaus ja Meta-mainonnan mittaus perustuvat suostumukseesi. Evästevalinnan osoittamiseen tarvittavia kirjauksia käsitellään suostumuksen osoittamista koskevan velvoitteen täyttämiseksi. Evästeilmoitus kuvaa käytetyt tekniikat ja valintojen muuttamisen.

Palautetta ja käyttöönoton vastauksia käytetään asiakaspalveluun ja palvelun kehittämiseen oikeutetun etumme perusteella. Asiakkaan luottamuksellista KYC- tai allekirjoitusaineistoa ei käytetä tähän omana käyttötarkoituksenamme.

Julkisessa pakotelistahaussa käsittelemme annettua hakunimeä hakutulosten muodostamiseksi sekä selaintunnisteen ja IP-osoitteen tiivisteitä hakurajoituksiin ja väärinkäytösten estämiseen. Tämän julkisen hakupalvelun tarjoaminen ja suojaaminen perustuvat oikeutettuun etuun. Työtilan sisäinen seulonta tehdään asiakkaan lukuun.

Asiakasorganisaatio määrittää omien vastaajiensa, allekirjoittajiensa, yhteyshenkilöidensä ja tosiasiallisten edunsaajiensa tietojen käsittelytarkoitukset ja oikeusperusteet. Ne voivat liittyä esimerkiksi asiakkaan lakisääteiseen tuntemisvelvoitteeseen tai asiakirjan allekirjoittamiseen. Asiakkaan velvoite ei sellaisenaan ole Internerds Oy:n oma oikeusperuste käyttää aineistoa muihin tarkoituksiin.

Tietoja vastaanotetaan, tallennetaan, järjestetään, näytetään valtuutetuille käyttäjille, käytetään asiakkaan valitsemaan tunnistamiseen, allekirjoittamiseen ja seulontaan sekä palautetaan tai poistetaan tietojenkäsittelysopimuksen mukaisesti.

Jos asiakas käyttää vastausten automaattista ohjausta, vastaajan kirjoittamaa vastuuhenkilön nimeä verrataan palvelimella työtilan jäsenten nimiin. Tavoitteena on ohjata vastaus oikealle henkilölle; työtilan jäsenluetteloa ei näytetä vastaajalle.

Asiakkaan valitsemat API- ja webhook-integraatiot välittävät tietoja asiakkaan osoittamiin vastaanottaviin järjestelmiin. Asiakas vastaa näiden vastaanottajien valinnasta, käyttöoikeuksista ja käsittelyn oikeusperusteesta. Internerds vastaa omasta käsittelystään ja integraation toimittamisesta tietojenkäsittelysopimuksen mukaisesti.

Käyttäjä- ja yhteyshenkilötiedot: nimi, sähköpostiosoite, organisaatio, työtila, rooli, kirjautumis- ja käyttötapahtumat sekä asiakaspalvelu- ja palautetiedot. Tiedot saadaan henkilöltä itseltään, asiakasorganisaatiolta tai sen valtuutetulta ylläpitäjältä.

Asiakkaan aineisto: lomakevastaukset ja asiakirjat liitteineen, nimi, henkilötunnus tai syntymäaika, yhteystiedot, kansalaisuus, PEP-tiedot, varojen alkuperä, edunsaajat ja muut asiakkaan määrittämät tuntemistiedot. Tiedot saadaan vastaajalta, asiakkaalta tai asiakkaan järjestelmistä.

Tunnistamis- ja allekirjoitustiedot: tunnistuspalvelusta saatu vahvistettu henkilöllisyys, tunnistustapahtuma, allekirjoittajan tiedot, aikaleimat, IP-osoite, asiakirjojen tiivisteet ja tapahtumaketju. Tunnistustietoja saadaan Telia Tunnistus -palvelun kautta.

Pakoteseulonnan tiedot: asiakkaan hakutiedot, hakutulokset, osumien lähteet ja perusteet sekä käsittelymerkinnät. Vertailuaineisto perustuu EU:n julkaisemiin pakotetietoihin. Julkinen alkuperä ei poista tietojen mahdollista henkilötietoluonnetta.

Laskutus- ja käyttöönoton tiedot: yritystiedot, tilaukset, laskut, maksutilanne, toimiala, käyttötarve ja tieto siitä, mistä palvelusta kuultiin.

Tekniset tiedot: selain- ja laitetiedot, IP-osoite tai siitä laskettu tiiviste käyttötarkoituksen mukaan, API-pyynnön metodi, polku ja tilakoodi, webhook-tapahtumat ja toimitustilat, sähköpostien vastaanottajat, viestisisällöt ja toimitustiedot sekä suostumus- ja tietoturvalokit.

AI-avustajan tiedot: käyttäjän viestit, keskusteluhistoria ja otsikko, vastaukset, työkalujen palauttamat työtilatiedot, toimenpide-ehdotukset ja käyttötiedot. Näitä kuvataan tarkemmin seuraavassa kohdassa.

AI-avustaja on tekoälypohjainen neuvontatoiminto. Avustajan haut palauttavat OpenAI:lle lomakkeiden nimiä, tiloja, jakeluasetuksia, tunnisteita ja vastausten määriä, lomakepohjien nimiä ja kuvauksia sekä allekirjoituspakettien otsikoita ja tiloja. Lomakevastauksia, vastaajien tietoja tai allekirjoittajien yhteystietoja avustaja ei hae. Henkilötietoja, kuten nimiä tai sähköpostiosoitteita, välittyy OpenAI:lle vain, jos käyttäjä kirjoittaa niitä viestiinsä (esimerkiksi pyytäessään luomaan allekirjoituspaketin) tai on käyttänyt niitä lomakkeiden tai pakettien nimissä.

Internerds Oy omistaa käytettävän OpenAI API -tilin. Asiakkaan aineiston käsittely AI-avustajassa kuuluu asiakkaan ohjeisiin perustuvaan käsittelyyn siltä osin kuin käyttäjä pyytää toiminnon suorittamista. Käyttörajoitusten ja palvelun turvallisuuden vaatimia tietoja käsitellään erikseen edellä kuvattuihin tarkoituksiin.

Keskustelut tallentuvat Tunnista.fi-palveluun ja käyttäjä voi poistaa oman keskustelunsa. OpenAI:n API-palveluun käytetään store: false -asetusta, joka estää Responses API -vastaustilan pysyvän tallennuksen, mutta ei yksin takaa kaikkien tietojen nollasäilytystä. OpenAI ilmoittaa, ettei API-asiakasdataa käytetä mallikoulutukseen oletusarvoisesti ja että väärinkäytösten valvontatietoja voidaan tavallisesti säilyttää enintään 30 päivää. Palvelukohtaiset poikkeukset ja oikeudelliset säilytysvelvoitteet määräytyvät OpenAI:n sovellettavien ehtojen mukaan.

Avustajalle ei tule lähettää henkilötunnuksia, kokonaisia KYC-vastauksia tai tarpeettomia arkaluonteisia tietoja. Avustajan vastaus ei ole oikeudellinen neuvo eikä automaattisesti oikea. Käyttäjän on tarkistettava vastaus ja vahvistettava ehdotetut muutokset ennen niiden toteuttamista.

Asiakkaan aineisto on asiakkaan valtuuttamien käyttäjien sekä palvelun toimittamiseen tehtävänsä vuoksi osallistuvien henkilöiden saatavilla käyttöoikeuksiensa rajoissa. Asiakkaan määrittämät vastaanottajat voivat saada tietoja esimerkiksi kutsuissa, allekirjoitustuloksissa ja integraatioissa.

Tuntemistiedot, tiedostot ja allekirjoitusaineisto säilytetään Supabasen Irlannin EU-alueella. Sovelluksen toimittamiseen käytetään myös Cloudflarea. Tietokannan sijainti ei yksin tarkoita, että kaikki tietoliikenne, tukitoimet tai muiden palveluntarjoajien käsittely tapahtuvat EU:ssa.

Palveluntarjoajia ovat Supabase, Cloudflare, Postmark, OpenAI, Telia ja Stripe käyttötarkoituksesta riippuen. Google Analyticsia ja Metan työkaluja käytetään suostumuksen perusteella. Alikäsittelijät ja muut vastaanottajat -asiakirja kuvaa palvelut, niiden tietoryhmät ja roolien rajaukset. Esimerkiksi maksunvälittäjällä tai tunnistuspalvelulla voi olla myös omia lakisääteisiä rekisterinpitäjän tehtäviä.

Postmarkin sähköpostipalvelussa vastaanottajan tiedot ja viestin sisältö käsitellään Yhdysvalloissa. OpenAI, Cloudflare, Google ja Meta voivat käsitellä tietoja myös ETA:n ulkopuolella. ETA:n ulkopuolelle luovuttaminen edellyttää GDPR:n V luvun mukaista perustetta, kuten soveltuvaa riittävyyspäätöstä tai vakiosopimuslausekkeita ja tarvittavia lisäsuojatoimia. EU–US Data Privacy Framework -perustetta voidaan käyttää vain sen piiriin tosiasiallisesti kuuluvalle vastaanottajalle. Tämä seloste ei vahvista yksittäisen vastaanottajan sertifiointia.

Voit pyytää osoitteesta hello@internerds.fi tiedot omaa käsittelyäsi koskevista vastaanottajista, käsittelymaista ja sovellettavista siirtosuojatoimista sekä jäljennöksen niistä salassa pidettävät tiedot suojaten.

Asiakkaan julkisen työtilasivun fontteja voidaan ladata Google Fontsista, jolloin kävijän IP-osoite ja verkkopyynnön tekniset tiedot välittyvät Googlelle. Julkisen sivun käyttöönotto on asiakkaan valinta, ei kävijän suostumus mainonnan seurantaan.

Emme myy henkilötietoja. Asiakkaan KYC-vastauksia, asiakirjoja tai allekirjoitusaineistoa ei käytetä Internerds Oy:n mainontaan tai mainosprofilointiin. Erikseen antamasi suostumuksen perusteella Google Analytics ja Meta käsittelevät verkkosivuston käyttö- ja mainonnan mittaustietoja evästeilmoituksen mukaisesti.

Asiakkaan aineiston säilyttämisestä päättää asiakas rekisterinpitäjänä lain sallimissa rajoissa. Rahanpesulain soveltuessa tuntemistietojen säilytys liittyy yleensä asiakkaan omaan asiakassuhteeseen tai yksittäiseen liiketoimeen, ei Tunnista.fi-tilauksen alkamiseen tai päättymiseen. Sama säilytysaika ei koske automaattisesti kaikkia asiakirjoja, allekirjoituksia tai teknisiä lokeja.

Maksullisen tilauksen päättäminen ja aineiston käsittelypalvelun lopettaminen ovat eri asioita: työtila voi jäädä vain luku -tilaan. Asiakas voi pyytää aineiston palauttamista tai poistamista. Työtilan sulkeminen tai aineiston käsittelypalvelun päättäminen käynnistää tietojenkäsittelysopimuksen palautus- ja poistomenettelyn.

Kun asiakkaan aineiston käsittelypalvelu päättyy, asiakkaalla on 30 päivää aikaa pyytää ja vastaanottaa aineistonsa palautus asiakaspalvelun kautta tai antaa poistamisohje. Työtilan sulkeminen voi katkaista itsepalvelupääsyn heti, mutta se ei poista tätä palautusoikeutta. Palveluntarjoaja järjestää ajoissa pyydetyn palautuksen turvallisesti palautusajan kuluessa.

Palautusajan päätyttyä Palveluntarjoaja poistaa asiakkaan aineiston aktiivisista järjestelmistä viimeistään seuraavien 30 päivän kuluessa. Sama määräaika koskee poistamista, jos asiakas ei anna muuta ohjetta. Asiakkaan pyytäessä aikaisempaa poistamista se toteutetaan ilman aiheetonta viivytystä. Palautuspyynnön käsittely ei saa raueta eikä aineistoa poisteta ennen sovitun palautuksen toteuttamista Palveluntarjoajasta johtuvan viivästyksen vuoksi.

Palvelun varmuuskopioiden kierto on seitsemän päivää. Aktiivisista järjestelmistä poistettu aineisto poistuu varmuuskopioista tämän kierron mukaisesti. Varmuuskopioita käytetään tekniseen palautumiseen, ei asiakkaan aineiston jatkuvaan käyttöön. Palautuksen yhteydessä aiemmat poistamisohjeet on toteutettava uudelleen.

Internerdsin omia käyttäjä- ja asiakasyhteystietoja säilytetään niin kauan kuin käyttäjätili tai asiakassuhde edellyttää niiden käsittelyä. Sen jälkeen säilytys rajataan tarvittaviin kirjanpito- ja oikeusvaadetietoihin sekä muihin perusteltuihin lakisääteisiin velvoitteisiin. Kirjanpitoaineiston määräajat riippuvat aineistolajista; kaikkea käyttäjädataa ei säilytetä laskujen määräajan perusteella.

Kokeilutyötila, jolle ei ole otettu maksullista pakettia, poistetaan sisältöineen automaattisesti aikaisintaan 60 päivää kokeilujakson päättymisen jälkeen. Työtilan jäsenille lähetetään varoitus sähköpostitse 30 päivää ennen poistoa, ja poisto peruuntuu, jos työtilalle otetaan maksullinen paketti. Kokeilutyötilaa ei poisteta niin kauan kuin joku sen jäsenistä kuuluu maksulliseen työtilaan. Käyttäjätili poistetaan samalla, jos käyttäjälle ei jää muita työtiloja. Poistosta jää vain anonyymi kirjaus ilman sähköpostiosoitetta.

Tuki-, palaute-, turvallisuus-, käyttö- ja toimitustietojen säilytystarve määräytyy asian käsittelyn, väärinkäytösten selvittämisen ja tapahtumaketjun tarpeen perusteella. Asiakkaan todentamisaineistoon kuuluvat lokit noudattavat asiakkaan ohjeita. AI-keskusteluja säilytetään, kunnes käyttäjä tai asiakas poistaa ne tai niitä koskeva käsittelypalvelu päättyy.

Evästevalintojen palvelinpuolen kirjaukset säilytetään kolme vuotta. Selaimeen tallennettujen tietojen käyttöajat kuvataan evästeilmoituksessa. Palveluntarjoajien itsenäiseen rekisterinpitäjän käsittelyyn sovelletaan niiden omia lainmukaisia säilytysaikoja.

Poistosta voidaan poiketa vain perustellulta osin, jos sovellettava laki edellyttää tietojen säilyttämistä. Asiakkaan oma velvollisuus säilyttää aineistonsa ei sellaisenaan velvoita Internerds Oy:tä säilyttämään siitä kopiota palautuksen jälkeen.

Sinulla on soveltuvin edellytyksin oikeus saada pääsy tietoihisi, pyytää oikaisua tai poistamista ja käsittelyn rajoittamista sekä saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen. Oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä voi vastustaa henkilökohtaiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella. Suoramarkkinointia ja siihen liittyvää profilointia voi vastustaa milloin tahansa.

Suostumukseen perustuvan käsittelyn suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa. Peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen. Analytiikan ja markkinoinnin valinnat voi muuttaa sivun Evästeasetukset-linkistä.

Kun Internerds Oy on rekisterinpitäjä, lähetä pyyntö osoitteeseen hello@internerds.fi. Vastaamme yleensä kuukauden kuluessa. Jos lain sallima lisäaika on tarpeen, ilmoitamme siitä ja sen perusteesta ensimmäisen kuukauden aikana. Voimme pyytää tarpeelliset lisätiedot henkilöllisyytesi varmistamiseksi.

Asiakasorganisaation aineistoa koskeva pyyntö osoitetaan sille rekisterinpitäjänä. Jos saamme tällaisen pyynnön, ohjaamme sen asiakkaalle ja avustamme asiakasta tietojenkäsittelysopimuksen mukaisesti. Emme päätä asiakkaan puolesta esimerkiksi lakisääteisen KYC-aineiston poistamisesta.

Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi) tai muulle toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle ja käyttää käytettävissä olevia oikeussuojakeinoja. Oikeuksia voi rajoittaa vain sovellettavan lain perusteella.

Palvelun käyttäjätilin ja asiakassuhteen hoitamiseen tarvittavat tiedot ovat edellytys kyseisten toimintojen tarjoamiselle. Ilman niitä emme välttämättä voi avata tiliä, toimittaa palvelua tai käsitellä laskutusta. Vapaaehtoisen analytiikan tai markkinoinnin kieltäminen ei estä ydintoimintojen käyttöä.

Asiakasorganisaatio kertoo, mitkä sen keräämät tiedot ovat pakollisia ja mitä niiden antamatta jättämisestä seuraa. Asiakkaan on huomioitava myös muualta kuin rekisteröidyltä itseltään saadut tiedot.

Palvelun pakote-, PEP- ja riskihavainnot ovat asiakkaan päätöksenteon tukea. Tunnista.fi ei niiden perusteella yksin tee rekisteröityä koskevia oikeusvaikutteisia tai vastaavasti merkittäviä päätöksiä. Asiakas vastaa omasta päätöksenteostaan, osumien tarkistamisesta ja mahdollisten automaattisten jatkoprosessiensa lainmukaisuudesta.

Tietoja suojataan TLS-yhteyksillä, rooli- ja työtilakohtaisilla käyttöoikeuksilla, tietokannan rivikohtaisilla käyttöoikeussäännöillä ja tapahtumalokeilla. Henkilötunnusten tallennuksessa käytetään sovellustason salausta, avaimellista tiivistettä ja peitettyä esitysmuotoa; täydellisen arvon näyttäminen on käyttöoikeusrajattu ja auditoitu.

API-avainten ja kutsu- ja allekirjoitustunnisteiden tarkistustietueissa käytetään tiivisteitä. Toimitettavan kutsun tai allekirjoituslinkin raakatunniste voi kuitenkin sisältyä suojattuun sähköpostijonoon ja lähetettävän viestin sisältöön. Siksi tiivistepohjainen tarkistus ei tarkoita, ettei toimitusjärjestelmä koskaan käsittelisi raakaa linkkiä.

Yksityisiä asiakirjoja jaetaan määräaikaisilla allekirjoitetuilla latauslinkeillä. Valmiiden allekirjoitustulosten tiedostotiivisteet ja muodostamistapahtumat tallennetaan. Webhook-toimituksissa käytetään HMAC-allekirjoitusta.

Asiakkaan aineistoon kohdistuvasta henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilmoitetaan asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä sen tultua tietoomme. Tarkemmat vastuut ja suojatoimet kuvataan tietojenkäsittelysopimuksessa.

Pidämme selosteen ajan tasalla. Olennaisista muutoksista annetaan tieto palvelussa tai sähköpostitse ennen muutetun käsittelyn aloittamista. Jos muutos edellyttää uutta suostumusta, se pyydetään erikseen. Selosteen lukeminen tai palvelun käyttäminen ei itsessään ole suostumus vapaaehtoiseen seurantaan.