Tietosuojaseloste

Internerds Oy (Tunnista.fi), Suomi. Tietosuoja-asioissa voit olla yhteydessä osoitteeseen hello@internerds.fi.

Kun asiakasorganisaatio kerää tuntemistietoja omilta asiakkailtaan Tunnista.fi:n avulla, asiakasorganisaatio on rekisterinpitäjä ja Internerds Oy toimii henkilötietojen käsittelijänä sen puolesta.

Käsittelemme henkilötietoja palvelun tuottamiseksi: tuntemistietojen (KYC) kerääminen, vahva sähköinen tunnistautuminen, pakotelistaseulonta, sähköinen allekirjoitus, tapahtumahistoria sekä laskutus ja asiakaspalvelu.

Jos asiakasorganisaatio käyttää vastausten automaattista ohjausta, vastaajan itse kirjoittamaa vastuuhenkilön nimeä verrataan palvelimella työtilan jäsenten nimiin, jotta vastaus ohjautuu oikealle henkilölle. Vertailu tehdään vain palvelimella eikä työtilan jäsenten nimiä näytetä vastaajalle.

Lähetämme lisäksi palvelun toimintaan liittyviä järjestelmäviestejä, kuten kutsut työtilaan, ilmoitukset uusista vastauksista ja muistutukset päättyvästä kokeilujaksosta.

Oikeusperusteita ovat sopimuksen täytäntöönpano (palvelun toimittaminen), rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite (mm. rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annettu laki sekä EU:n pakoteasetukset) ja oikeutettu etu (palvelun tietoturva ja väärinkäytösten estäminen).

Käyttäjätiedot: sähköpostiosoite, nimi, työtila ja rooli, kirjautumistapahtumat.

Lomakevastaukset: asiakkaan itse antamat tuntemistiedot, kuten nimi, henkilötunnus tai syntymäaika, osoite, kansalaisuus, PEP-asema, varojen alkuperä, edunsaajat sekä liitetiedostot.

Tunnistautumistiedot: vahvan tunnistautumisen tuloksena saadut henkilötiedot ja tapahtumatiedot.

Pakotelistaseulonta: seulonnan hakutermit, mahdolliset osumat sekä osuman lähde ja oikeudellinen peruste.

Allekirjoitustiedot: allekirjoittajan tiedot, allekirjoitusaika, IP-osoite ja asiakirjan tiiviste.

Laskutustiedot: yritystiedot ja tilaushistoria. Maksukorttitietoja emme käsittele itse.

Vastauksen ohjaustiedot: vastaajan kirjoittama vastuuhenkilön nimi sekä tieto siitä, kenelle työtilan jäsenelle vastaus ohjattiin.

Käyttöönoton tiedot: työtilan käyttöönoton yhteydessä annetut vastaukset, kuten toimiala, käyttötarve ja se, mistä palvelusta kuultiin.

Tuntemistietoja ja allekirjoitusaineistoa säilytetään niin kauan kuin asiakasorganisaation lakisääteinen velvoite sitä edellyttää – rahanpesulain mukaan pääsääntöisesti viisi vuotta asiakassuhteen päättymisestä – tai kunnes asiakasorganisaatio poistaa aineiston.

Auditointilokia säilytetään aineiston säilytysajan verran, jotta tapahtumaketju on todennettavissa jälkikäteen.

Työtilan sulkeminen katkaisee pääsyn aineistoon eikä sitä voi palauttaa itsepalveluna. Suosittelemme viemään tarvittavat aineistot ennen sulkemista.

Palvelun varmuuskopioita säilytetään lyhyen ajan teknisen palautumisen vuoksi, minkä jälkeen ne poistuvat automaattisesti.

Tuntemistiedot, liitetiedostot ja allekirjoitusaineisto säilytetään EU-/ETA-alueella sijaitsevilla palvelimilla. Tiedot on salattu siirron aikana (TLS) ja tallennettuna.

Käytämme seuraavia alikäsittelijöitä: Supabase (tietokanta, tiedostojen tallennus ja käyttäjätunnistus), Cloudflare (sovellusalusta ja tietoliikenne), Stripe (maksut ja laskutus), Telia (vahva sähköinen tunnistaminen) sekä Postmark (järjestelmäsähköpostien lähetys).

Järjestelmäsähköpostien lähetyksessä tietoja (vastaanottajan sähköpostiosoite ja viestin sisältö) siirtyy Postmarkin kautta myös Yhdysvaltoihin. Siirto perustuu EU-komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin.

Jos työtila ottaa käyttöön julkisen sivun (tunnista.fi/@tunniste), sivun kirjasintyypit ladataan Google Fontsista. Tällöin sivun kävijän IP-osoite välittyy Googlelle. Julkinen sivu on vapaaehtoinen ja oletuksena pois käytöstä.

Emme myy henkilötietoja emmekä käytä niitä mainontaan tai profilointiin.

Sinulla on oikeus saada tietää, mitä tietoja sinusta käsitellään, oikeus oikaisuun ja rajoitettu oikeus poistoon sekä oikeus vastustaa käsittelyä ja siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Lakisääteinen säilytysvelvoite voi estää tietojen poistamisen ennen säilytysajan päättymistä.

Pyynnöt käsitellään osoitteessa hello@internerds.fi. Jos keräyksen on tehnyt asiakasorganisaatio, ohjaamme pyynnön sille rekisterinpitäjänä.

Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle, jos katsot käsittelyn olevan lainvastaista.

Käyttöoikeudet ovat roolipohjaisia ja työtilakohtaisia, ja tietokantatasolla käytetään rivikohtaisia käyttöoikeussääntöjä. Ylläpitopääsy on rajattu ja lokitettu.

Havaituista tietoturvaloukkauksista ilmoitamme asiakasorganisaatiolle ilman aiheetonta viivytystä.

Päivitämme tätä selostetta palvelun kehittyessä. Merkittävistä muutoksista ilmoitamme palvelussa tai sähköpostitse.