Prosessi
KYC-prosessi: asiakkaan tunteminen vaihe vaiheelta
KYC-prosessi tarkoittaa asiakkaan tuntemisen vaiheita: tuntemistietojen kerääminen, henkilöllisyyden todentaminen, PEP- ja pakotelistatarkistus, riskiluokitus sekä dokumentointi ja jatkuva seuranta. Prosessi tehdään ennen asiakassuhteen aloittamista ja päivitetään, kun asiakkaan tilanne muuttuu.
KYC (Know Your Customer) tarkoittaa asiakkaan tuntemista: keräät riittävät tiedot asiakkaasta, todennat henkilöllisyyden ja arvioit riskin ennen kuin asiakassuhde alkaa. Näin prosessi rakennetaan käytännössä.
Päivitetty 14.9.2026. Sisältö on yleistä tietoa, ei oikeudellista neuvontaa.
1. Kerää tuntemistiedot
- Yksityishenkilö: nimi, henkilötunnus tai syntymäaika, osoite, kansalaisuudet, ammatti ja varojen alkuperä.
- Yritys: y-tunnus, toimiala, omistusrakenne, tosiasialliset edunsaajat, edustajan asema ja nimenkirjoitusoikeus.
- Toimeksiantoon liittyvä tieto: asioinnin tarkoitus ja arvioitu volyymi sekä varojen alkuperä.
2. Todenna henkilöllisyys
Henkilöllisyys todennetaan luotettavasti. Vahva sähköinen tunnistaminen (pankkitunnukset tai mobiilivarmenne) on tähän suoraviivaisin tapa, koska tunnistustapahtuma jää todennettavaan muotoon.
Jos tunnistaminen tehdään kasvokkain asiakirjasta, kirjaa asiakirjan tyyppi, numero ja voimassaolo.
3. Tarkista PEP-asema ja pakotelistat
Selvitä, onko asiakas poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö (PEP) tai tällaisen lähipiiriin kuuluva – tällöin sovelletaan tehostettua tuntemismenettelyä.
Tarkista asiakas myös EU:n pakotelistaa vastaan. Osuma ei automaattisesti tarkoita, että kyseessä on sama henkilö: tarkista aina syntymäaika, kansalaisuus ja muut yksilöivät tiedot ennen johtopäätöksiä.
4. Luokittele riski
| Riskitaso | Esimerkki | Menettely |
|---|---|---|
| Matala | Kotimainen palkansaaja, tavanomainen toimeksianto | Yksinkertaistettu tuntemismenettely |
| Normaali | Suomalainen yritys, selkeä omistusrakenne | Vakiotuntemistiedot ja jatkuva seuranta |
| Korkea | PEP, monimutkainen omistusrakenne, riskimaa, käteinen | Tehostettu menettely: varojen alkuperä ja johdon hyväksyntä |
5. Dokumentoi ja seuraa
Tallenna vastaukset muuttumattomaan muotoon ja kirjaa, kuka on tiedot tarkistanut ja milloin. Päivitä tiedot, kun asiakassuhde tai riskitaso muuttuu.
Säilytä aineisto pääsääntöisesti viisi vuotta asiakassuhteen päättymisestä – ja huolehdi, että se on myös haettavissa, ei vain arkistossa.
Tavallisimmat virheet
- Tuntemistiedot kerätään sähköpostilla ja jäävät hajalleen postilaatikkoihin.
- Tunnistautumista ei dokumentoida – vain tiedot, ei todistetta.
- Pakotetarkistus tehdään kertaluonteisesti eikä uusiin osapuoliin.
- Edunsaajat jäävät selvittämättä, kun omistusrakenne on monikerroksinen.
Näin sen tekee yhdellä linkillä
Tunnista.fi:ssä lähetät asiakkaalle linkin, joka kerää tuntemistiedot, tunnistaa henkilön vahvasti, seuloo pakotelistat ja kirjaa kaiken auditointilokiin. Sama työkalu hoitaa myös asiakirjojen sähköisen allekirjoituksen.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä KYC tarkoittaa?
KYC on lyhenne sanoista Know Your Customer, suomeksi asiakkaan tunteminen. Se tarkoittaa lakisääteistä velvollisuutta selvittää, kuka asiakas on, kuka häntä edustaa ja mihin asiointi liittyy.
Missä järjestyksessä KYC-prosessi tehdään?
Ensin kerätään tuntemistiedot, sitten todennetaan henkilöllisyys, tarkistetaan PEP-asema ja pakotelistat, luokitellaan riski ja lopuksi dokumentoidaan sekä seurataan asiakassuhdetta.
Millä lomakkeella tiedot kerätään?
Käytännössä KYC-lomakkeella, joka lähetetään asiakkaalle täytettäväksi. Lomake haarautuu sen mukaan, onko asiakas yksityishenkilö vai yritys.
Kuinka usein KYC-tiedot päivitetään?
Riskiperusteisesti: matalan riskin asiakkaalla harvemmin, korkean riskin asiakkaalla tiheämmin. Tiedot on aina päivitettävä, jos asiakkaan tilanne, omistusrakenne tai toimeksiannon luonne muuttuu.
Lisää aiheesta