Asiakkaan tunteminen tilitoimistoille

Miksi tilitoimisto tarvitsee KYC-prosessin

Kirjanpitäjä ja tilitoimisto kuuluvat rahanpesulain ilmoitusvelvollisiin. Se tarkoittaa, että jokaisen uuden yritys- tai henkilöasiakkaan kohdalla on tunnistettava, tunnistettava ja dokumentoitava riittävät tuntemistiedot ennen toimeksiantoa.

Käytännössä tämä tarkoittaa omistusrakenteen, tosiasiallisten edunsaajien, edustajan valtuuksien ja asioinnin luonteen selvittämistä. Tiedot on myös säilytettävä ja pidettävä ajan tasalla.

Mitä tietoja tilitoimiston pitää kerätä

• Yrityksen nimi, y-tunnus, kotipaikka ja toimiala.
• Omistusrakenne ja tosiasialliset edunsaajat nimeä, syntymäaikaa ja kansalaisuutta myöten.
• Edustajan asema, nimenkirjoitusoikeus ja valtuudet.
• Asioinnin tarkoitus, arvioitu volyymi ja varojen alkuperä.
• Tunnistautumistapa ja ajankohta, jolla henkilöllisyys todennettiin.

Riskiluokitus ja tehostettu tuntemismenettely

Tilitoimisto arvioi asiakkaansa rahanpesuriskin. Tavalliselle kotimaiselle yritykselle riittää normaali tuntemismenettely. Jos kyseessä on monimutkainen omistusrakenne, riskimaa, poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö (PEP) tai suuri käteisvolyymi, on sovellettava tehostettua tuntemismenettelyä.

Tunnista.fi:ssä riskiluokitus jää valvojan päätettäväksi, mutta järjestelmä kerää tehostettuun menettelyyn vaadittavat tiedot valmiiksi ja merkitsee ne auditointilokiin.

Pakotelistat ja PEP-tarkistukset kuuluvat samaan työkaluun

EU:n pakoteasetukset velvoittavat suoraan kaikkia toimijoita. Tilitoimisto ei saa avata tiliä tai aloittaa toimeksiantoa pakotelistalla olevalle henkilölle tai yritykselle. Tunnista.fi tarkistaa asiakkaan, edustajan ja edunsaajat EU:n pakotelistaa vastaan automaattisesti.

Mahdollisesta osumasta syntyy riskiheräte ja sähköposti-ilmoitus. Näytämme osuneen nimen, pakoteohjelman, oikeudellisen perusteen ja linkin virallisiin lisätietoihin suomeksi.

Dokumentointi ja säilytys

• Tuntemistiedot, allekirjoitukset ja tunnistautumistapahtumat tallentuvat muuttumattomaan muotoon.
• Jokaisesta vaiheesta jää merkintä auditointilokiin.
• Aineisto on ladattavissa koko tilauksen ajan.
• Säilytysajat noudattavat rahanpesulain viiden vuoden pääsääntöä.