KYC-lomakkeen mallipohja – mitä lomakkeessa pitää kysyä

1. Asiakastyyppi

Aloita valinnalla: yksityishenkilö vai yritys tai muu oikeushenkilö. Valinta ohjaa loput kysymykset, jotta henkilöasiakkaalta ei kysytä omistusrakennetta eikä yritysasiakkaalta henkilökohtaisia tietoja turhaan.

2. Henkilöasiakkaan perustiedot

• Koko nimi.
• Henkilötunnus tai syntymäaika.
• Kotiosoite ja maa.
• Kansalaisuudet (myös kaksoiskansalaisuus).
• Puhelinnumero ja sähköposti.
• Ammatti tai toimiala ja työnantaja.

3. Yritysasiakkaan perustiedot

• Yrityksen nimi ja y-tunnus tai vastaava ulkomainen tunniste.
• Kotipaikka ja osoite.
• Toimiala ja liiketoiminnan kuvaus.
• Edustajan nimi, asema ja peruste edustaa (nimenkirjoitusoikeus tai valtakirja).
• Onko yritys pörssilistattu tai muuten julkisen sääntelyn piirissä.

4. Omistus ja tosiasialliset edunsaajat

Yritysasiakkaalta selvitetään omistus- ja määräysvaltarakenne siihen asti, että yli 25 prosentin omistus tai muu määräysvalta selviää. Jos edunsaajia ei voida tunnistaa, kirjataan ylin johto ja peruste sille.

• Omistajat ja omistusosuudet.
• Väliyhtiöt ja niiden omistajat.
• Kunkin edunsaajan nimi, syntymäaika, kansalaisuus ja omistuksen tai määräysvallan peruste.
• Onko joku edunsaajista poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö.

5. Asioinnin tarkoitus ja varojen alkuperä

• Miksi asiakassuhde perustetaan ja mihin toimeksianto liittyy.
• Arvioitu laajuus: kertaluonteinen vai jatkuva, arvioitu euromäärä.
• Varojen alkuperä: palkka, yrityksen tulos, kiinteistön myynti, perintö, lahja, sijoitustuotto tai muu.
• Maksutapa ja maksun alkuperämaa.

6. Riskikysymykset

• PEP-asema: onko asiakas tai hänen lähipiirinsä poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö.
• Toimiiko asiakas omaan lukuunsa vai jonkun toisen puolesta.
• Onko asiakkaalla liityntää korkean riskin maihin.
• Käytetäänkö käteistä.

7. Liitteet ja vahvistus

• Kaupparekisteriote tai vastaava.
• Valtakirja, jos edustaja ei ole nimenkirjoittaja.
• Selvitys varojen alkuperästä tarvittaessa.
• Asiakkaan vahvistus tietojen oikeellisuudesta.
• Vahva tunnistautuminen pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.

Mitä lomakkeeseen ei kannata laittaa

Älä kysy tietoa, jota et käytä riskiarvioon tai laissa vaadittuun tuntemiseen. Ylimääräinen henkilötieto pitkittää lomakkeen täyttöä ja lisää tietosuojavastuuta turhaan.

Arkaluonteiset tiedot, kuten terveystiedot, eivät kuulu KYC-lomakkeelle. Henkilötunnuksen voi kysyä, koska sitä tarvitaan henkilön yksilöimiseen, mutta se on suojattava asianmukaisesti.