Sähköinen allekirjoitus
Miten sähköinen allekirjoitus tehdään – ohje vaihe vaiheelta
Sähköinen allekirjoitus tehdään lähettämällä asiakirja allekirjoituspalveluun, kutsumalla allekirjoittajat sähköpostilla ja allekirjoittamalla selaimessa. Allekirjoittaja tunnistautuu ennen allekirjoitusta, minkä jälkeen palvelu tallentaa allekirjoitetun asiakirjan ja tapahtumalokin.
Sähköinen allekirjoitus korvaa tulostamisen, skannaamisen ja postittamisen. Alla käydään läpi käytännön vaiheet, allekirjoituksen eri tasot ja se, mitä muotovaatimuksia eri asiakirjoihin liittyy.
Päivitetty 14.9.2026. Sisältö on yleistä tietoa, ei oikeudellista neuvontaa.
Vaiheet lyhyesti
- Lataa allekirjoitettava asiakirja PDF- tai kuvamuodossa allekirjoituspalveluun.
- Lisää allekirjoittajat: nimi ja sähköpostiosoite.
- Valitse, vaaditaanko vahva tunnistautuminen ennen allekirjoitusta.
- Lähetä allekirjoituskutsu. Allekirjoittaja saa sähköpostiin linkin.
- Allekirjoittaja avaa linkin selaimessa, lukee asiakirjan ja tunnistautuu.
- Allekirjoitus tallentuu, ja valmis asiakirja sekä tapahtumaloki ovat ladattavissa.
Sähköisen allekirjoituksen kolme tasoa
EU:n eIDAS-asetus (910/2014) tunnistaa kolme tasoa. Taso vaikuttaa siihen, kuinka vahvasti allekirjoitus kestää kiistämistä.
| Taso | Mitä se tarkoittaa | Tyypillinen käyttö |
|---|---|---|
| Tavallinen sähköinen allekirjoitus | Esimerkiksi nimi sähköpostissa tai piirretty nimikirjoitus. Allekirjoittajan henkilöllisyyttä ei todenneta. | Kevyet sisäiset hyväksynnät. |
| Kehittynyt (advanced) | Allekirjoitus on liitetty allekirjoittajaan ja asiakirjan muutokset ovat havaittavissa. Vahva tunnistautuminen nostaa todistusarvon selvästi. | Toimeksiantosopimukset, valtakirjat, vuokrasopimukset. |
| Hyväksytty (qualified) | Perustuu hyväksyttyyn varmenteeseen ja hyväksyttyyn allekirjoituksen luomisvälineeseen. Vastaa oikeusvaikutuksiltaan käsin kirjoitettua allekirjoitusta. | Tilanteet, joissa laki nimenomaan vaatii hyväksyttyä allekirjoitusta. |
Milloin sähköinen allekirjoitus on pätevä
Suomen oikeudessa sopimusvapaus on pääsääntö: sopimus syntyy ilman määrämuotoa, joten sähköinen allekirjoitus riittää valtaosassa liiketoimintaa. Riita-tilanteessa ratkaisevaa on näyttö siitä, kuka allekirjoitti ja mitä asiakirja sisälsi allekirjoitushetkellä.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että allekirjoituksen arvo nousee, kun allekirjoittaja on tunnistettu vahvasti ja tapahtumasta jää aikaleimattu loki. Pelkkä kuvana liitetty nimikirjoitus on heikko näyttö.
Asiakirjat, joissa muotovaatimus rajoittaa
- Kiinteistön kauppa: maakaari edellyttää kaupanvahvistajan vahvistusta tai Maanmittauslaitoksen sähköistä kiinteistövaihdannan palvelua. Tavallinen allekirjoituspalvelu ei riitä.
- Avioehto, testamentti ja eräät perheoikeudelliset asiakirjat: laissa säädetty muoto ja todistajat.
- Asunto-osakkeen kauppa ja vuokrasopimus: ei kaupanvahvistajaa, sähköinen allekirjoitus käy.
- Työsopimus, toimeksiantosopimus ja valtakirja: sähköinen allekirjoitus käy.
Mitä allekirjoituksesta pitää jäädä talteen
- Allekirjoitettu asiakirja alkuperäisessä muodossa.
- Allekirjoittajan nimi ja tunnistautumistapa.
- Allekirjoituksen ajankohta aikaleimalla.
- Tapahtumaloki: milloin kutsu lähetettiin, milloin asiakirja avattiin ja milloin se allekirjoitettiin.
Usein kysytyt kysymykset
Miten sähköinen allekirjoitus tehdään ilman erillistä ohjelmaa?
Allekirjoittaja ei tarvitse asennuksia. Hän saa sähköpostiin linkin, avaa asiakirjan selaimessa, tunnistautuu pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella ja allekirjoittaa. Sama toimii puhelimella.
Onko sähköinen allekirjoitus yhtä pätevä kuin käsin kirjoitettu?
Pääsääntöisesti kyllä. Sopimus ei tarvitse määrämuotoa, ellei laissa toisin säädetä. Poikkeuksia ovat esimerkiksi kiinteistön kauppa ja testamentti.
Kuinka kauan allekirjoitus kestää?
Kutsun lähettämisestä valmiiseen allekirjoitukseen kuluu tyypillisesti minuutteja, jos allekirjoittaja on tavoitettavissa. Asiakirjan valmistelu viemme yleensä pidemmän ajan kuin itse allekirjoittaminen.
Voiko useampi henkilö allekirjoittaa saman asiakirjan?
Kyllä. Kutsu lähetetään jokaiselle allekirjoittajalle erikseen, ja asiakirja on valmis, kun kaikki ovat allekirjoittaneet. Jokaisen allekirjoitus ja tunnistautuminen kirjataan erikseen.
Lisää aiheesta